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Article 56 – Enregistrements des services auxiliaires ⬅️ | ➡️ Article 58 – Enregistrements supplémentaires
Références LVL1 <=> LVL2
Level 1 reference(s): 2014R0909_FR.29 > 3
Article 57 - Enregistrement des éléments relatifs à la conduite et à l’organisation de l’entreprise
1.
Les DCT conservent des enregistrements adéquats et ordonnés des actes relatifs à leurs activités et à leur organisation interne.
2.
Les enregistrements visés au paragraphe 1 tiennent compte de toute modification substantielle apportée aux documents détenus par les DCT et comprennent:
a)
les organigrammes de l’organe de direction, des instances dirigeantes, des comités concernés, des unités opérationnelles et de tous les autres départements et divisions du DCT;
b)
l’identité des actionnaires, qu’il s’agisse de personnes physiques ou morales, qui exercent un contrôle direct ou indirect sur la gestion du DCT ou qui détiennent des participations dans le capital du DCT, et le montant de ces participations;
c)
les participations du DCT dans le capital d’autres entités juridiques;
d)
les documents attestant des politiques, procédures et processus qu’imposent les exigences organisationnelles du DCT et relatives aux services fournis par le DCT;
e)
les procès-verbaux des réunions de l’organe de direction et des réunions des comités d’instances dirigeantes et d’autres comités;
f)
les comptes rendus de réunion du comité des utilisateurs;
g)
les comptes rendus des groupes de consultation réunissant les participants et les clients, le cas échéant;
h)
les rapports d’audit interne et externe, les rapports de gestion des risques, les rapports de conformité et de contrôle interne, y compris les réponses des instances dirigeantes à ces rapports;
i)
tous les contrats d’externalisation;
j)
la politique de continuité des activités et le plan de rétablissement après sinistre;
k)
des enregistrements faisant apparaître tous les actifs, passifs et comptes de capitaux du DCT;
l)
des enregistrements faisant apparaître tous les coûts et recettes, y compris ceux comptabilisés séparément conformément à l’2014;
m)
les plaintes formelles reçues, y compris des informations sur le nom et l’adresse du plaignant; la date à laquelle la plainte a été reçue; les noms de toutes les personnes citées dans la plainte; une description de la nature et de l’objet de la plainte; et la date à laquelle une issue a été trouvée à la plainte;
n)
l’enregistrement de toute interruption des services ou dysfonctionnement, incluant un rapport détaillé sur la chronologie des événements, les conséquences de l’interruption ou du dysfonctionnement et les mesures correctives prises;
o)
l’enregistrements des résultats des tests de résistance et des contrôles a posteriori effectués par les DCT fournissant des services auxiliaires de type bancaire;
p)
les communications écrites avec l’autorité compétente, l’AEMF et les autorités concernées;
q)
les avis juridiques reçus conformément aux dispositions pertinentes en matière d’exigences organisationnelles prévues au chapitre VII du présent règlement;
r)
la documentation relative aux liens entre DCT conformément au chapitre XII du présent règlement;
s)
les tarifs et frais appliqués aux différents services, y compris tout rabais ou remise.