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Article 2 – Caractéristiques et positionnement de la fonction de supervision ⬅️ | ➡️ Article 4 – Entrée en vigueur
Article 3 - Procédures régissant la fonction de supervision
1.
Une fonction de supervision est soumise à des procédures régissant au moins les domaines suivants:
a)
son mandat, la fréquence de ses réunions périodiques, l’enregistrement des comptes rendus de ses réunions et de ses décisions et le partage périodique d’informations avec l’organe de direction de l’administrateur;
b)
les critères de sélection de ses membres, y compris les critères d’évaluation de l’expertise et des compétences des membres potentiels et de leur capacité à respecter les engagements de temps nécessaires; ces critères tiennent compte en particulier du rôle des membres potentiels dans toute autre fonction de supervision;
c)
les critères de sélection des observateurs qui peuvent être autorisés à assister à une réunion de la fonction de supervision;
d)
l’élection, la nomination ou la destitution et le remplacement de ses membres;
e)
le cas échéant, les critères de choix de la personne ou du comité responsable de sa direction et de sa coordination générales et devant servir de point de contact pour l’organe de direction de l’administrateur et pour l’autorité compétente, conformément aux dispositifs de gouvernance, énumérés à l’annexe, appropriés aux fonctions de supervision composées de plusieurs comités;
f)
la divulgation publique des principaux renseignements concernant ses membres, ainsi que de toute déclaration de conflits d’intérêts et des mesures prises pour les atténuer;
g)
la suspension des droits de vote des membres extérieurs pour les décisions qui auraient un impact direct sur les organisations qu’ils représentent;
h)
l’obligation pour les membres de divulguer tout conflit d’intérêts avant la discussion d’un point de l’ordre du jour de réunions de la fonction de supervision, et son inscription dans le compte rendu de la réunion;
i)
l’exclusion de membres en cas de discussions spécifiques à l’égard desquelles ils ont un conflit d’intérêts et l’inscription de cette exclusion dans le compte rendu de la réunion;
j)
son accès à toute la documentation nécessaire à l’accomplissement de ses tâches;
k)
la gestion des différends en son sein;
l)
les mesures Ă prendre en cas de violation du code de conduite;
m)
la notification à l’autorité compétente de tout soupçon de faute de la part des contributeurs ou de l’administrateur et de toute donnée sous-jacente anormale ou suspecte;
n)
la prévention de toute divulgation inappropriée d’informations confidentielles ou sensibles reçues, produites ou examinées par la fonction de supervision.
2.
Lorsque la fonction de supervision est exercée par une personne physique:
a)
les points e), g), i) et k) du paragraphe 1 ne s’appliquent pas;
b)
l’administrateur désigne comme suppléant un organisme ou une personne physique approprié(e) pour assurer la continuité des tâches confiées à la fonction de supervision, en cas d’absence de la personne responsable de ladite fonction.