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Article 2 – Caractère approprié et vérifiable des données sous-jacentes ⬅️ | ➡️ Article 4 – Entrée en vigueur et application
Article 3 - Procédures internes de supervision et de vérification des contributeurs
1.
Les procédures internes de supervision et de vérification dont l’administrateur doit s’assurer qu’un contributeur dispose, conformément à l’1011, comprennent au moins:
a)
l’établissement et le maintien d’une fonction interne servant de premier niveau de contrôle pour la fourniture de données sous-jacentes et responsable des tâches suivantes:
i)
procéder à une vérification efficace des données sous-jacentes avant leur fourniture, notamment en veillant au respect de toute exigence de validation des données sous-jacentes à laquelle le contributeur est soumis conformément à l’article 15, paragraphe 2, point d) iii), du règlement (UE) 2016/1011, et en s’assurant de l’intégrité et de l’exactitude des données sous-jacentes préalablement à leur fourniture;
ii)
vérifier que le soumettant est agréé pour la fourniture des données sous-jacentes au nom du contributeur conformément aux exigences en matière d’agrément visées par l’1011;
iii)
s’assurer que l’accès aux données sous-jacentes fournies est restreint aux personnes participant à leur fourniture, sauf si un tel accès est nécessaire à des fins d’audit ou d’enquête ou à des fins prévues par la loi;
b)
l’établissement et le maintien d’une fonction interne servant de deuxième niveau de contrôle pour la fourniture de données sous-jacentes et responsable des tâches suivantes:
i)
réexaminer les données sous-jacentes après leur fourniture, indépendamment de l’examen effectué par la fonction de contrôle de premier niveau, afin de confirmer leur intégrité et leur exactitude;
ii)
établir et maintenir une procédure de lancement d’alerte comportant des garanties appropriées pour les lanceurs d’alerte;
iii)
établir et maintenir des procédures pour le signalement interne de toute manipulation ou tentative de manipulation de données sous-jacentes, pour tout non-respect des propres politiques du contributeur en matière d’indices de référence et pour l’investigation de tels événements dès qu’ils sont connus;
iv)
établir et maintenir des procédures de signalement interne pour signaler les problèmes opérationnels dans le processus de fourniture dès qu’ils surviennent;
v)
assurer la présence physique régulière d’un membre du personnel participant à la fonction de contrôle de deuxième niveau dans la zone de bureaux où est basée la fonction de salle des marchés;
vi)
assurer la supervision des communications en la matière entre les membres du personnel de la fonction de salle des marchés qui participent directement à la fourniture de données sous-jacentes, ainsi que des communications en la matière entre ces membres du personnel et d’autres fonctions internes ou organismes extérieurs;
vii)
établir, maintenir et mettre en œuvre une politique sur les conflits d’intérêts qui garantisse:
— l’identification et la divulgation à l’administrateur des conflits d’intérêts réels ou potentiels concernant tout membre du personnel de la fonction de salle des marchés du contributeur qui participe à la fourniture des données,
— l’absence de tout lien, direct ou indirect, entre la rémunération d’un soumettant et la valeur de l’indice de référence, la valeur de certaines communications ou l’exercice d’une quelconque activité par le contributeur, pouvant donner lieu à un conflit d’intérêts lié à la fourniture de données sous-jacentes pour l’établissement de l’indice de référence,
— une séparation claire des tâches entre le personnel de la fonction de salle des marchés qui participe à la fourniture de données sous-jacentes et le reste du personnel de la fonction de salle des marchés,
— une séparation physique entre le personnel de la fonction de salle des marchés qui participe à la fourniture de données sous-jacentes et le reste du personnel de la fonction de salle des marchés,
— des contrôles efficaces portant sur l’échange d’informations entre le personnel de la fonction de salle des marchés et les autres membres du personnel du contributeur participant à des activités qui risquent de créer des conflits d’intérêts, dans la mesure où les informations échangées peuvent influer sur les données sous-jacentes fournies,
— l’existence de dispositions d’urgence en cas de perturbation temporaire des contrôles concernant l’échange d’informations visé au cinquième tiret,
— la prise de mesures visant à empêcher quiconque d’exercer une influence inappropriée sur la manière dont les membres du personnel de la fonction de salle des marchés qui participent à la fourniture de données sous-jacentes exercent leurs activités;
c)
l’établissement et le maintien d’une fonction interne, indépendante des fonctions de contrôle de premier et de deuxième niveau, qui serve de troisième niveau de contrôle pour la fourniture de données sous-jacentes et soit chargée de vérifier régulièrement les contrôles effectués par les deux autres fonctions de contrôle;
d)
des procédures régissant:
i)
les moyens de coopération et les flux d’informations entre les trois fonctions de contrôle requises aux points a), b) et c) du présent paragraphe;
ii)
la remise aux instances dirigeantes du contributeur de rapports réguliers sur les tâches effectuées par ces trois fonctions de contrôle;
iii)
la communication à l’administrateur, sur demande, d’informations concernant les procédures internes de supervision et de vérification du contributeur.
2.
L’administrateur peut choisir de dispenser un contributeur du respect des exigences définies au paragraphe 1, point b) v) ou point b) vii), troisième, quatrième ou sixième tiret, eu égard aux éléments suivants:
a)
la nature, l’échelle et la complexité des activités du contributeur;
b)
la probabilité d’un conflit d’intérêts entre la fourniture de données sous-jacentes pour le calcul de l’indice de référence et les activités de négociation ou autres du contributeur;
c)
le niveau d’appréciation discrétionnaire que comporte la fourniture des données.
3.
Compte tenu en premier lieu de la petite taille de l’organisation du contributeur ainsi que des éléments énumérés au paragraphe 2, points a), b) et c), l’administrateur peut autoriser le contributeur à mettre en place une structure de contrôle organisationnel plus simple que celle requise par le paragraphe 1. Cette structure de contrôle plus simple doit toutefois garantir que toutes les tâches énumérées au paragraphe 1, points a), b) et c), sont exécutées, à l’exception des tâches faisant l’objet d’une dispense en vertu du paragraphe 2. Les points i) et ii) du paragraphe 1, point d), sont appliqués de manière à tenir compte de cette structure de contrôle plus simple.
4.
L’administrateur d’un indice de référence d’importance significative peut choisir de n’appliquer les exigences définies au paragraphe 1, point b) vii), qu’en ce qui concerne les conflits d’intérêts réels ou potentiels qui sont ou seraient des conflits d’intérêts importants.