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Article 5 – Politiques relatives à l’exercice d’une appréciation discrétionnaire lors de la fourniture de données sous-jacentes ⬅️ | ➡️ Article 7 – Signalement des données sous-jacentes suspectes
Article 6 - Politiques de conservation des enregistrements
1.
Le code de conduite contient des dispositions imposant aux contributeurs d’établir des politiques de conservation des enregistrements, garantissant qu’ils conservent un enregistrement de toutes les informations pertinentes nécessaires pour vérifier leur respect du code de conduite, y compris un enregistrement des informations suivantes au moins:
a)
les politiques et procédures du contributeur régissant la fourniture de données sous-jacentes et toute modification importante apportée à ces politiques ou procédures;
b)
le registre des conflits d’intérêts visé à l’article 8, paragraphe 1, point b), du présent règlement;
c)
toute mesure disciplinaire prise à l’encontre d’un membre du personnel du contributeur, au titre d’activités liées à l’indice de référence;
d)
une liste des soumettants et des personnes qui effectuent les contrôles liés aux contributions, y compris leur nom, leur rôle au sein de l’organisation du contributeur, la date à laquelle elles ont été autorisées à exercer ce rôle et, s’il y a lieu, la date à laquelle elles ont cessé de l’être;
e)
pour chaque fourniture de données sous-jacentes:
i)
les données sous-jacentes fournies;
ii)
les données prises en compte pour établir la contribution, et toute donnée écartée;
iii)
tout exercice d’une appréciation discrétionnaire;
iv)
tout contrôle des données sous-jacentes réalisé;
v)
toute communication relative à la fourniture de données sous-jacentes entre le soumettant et toute personne qui, au sein de l’organisation du contributeur, effectue des contrôles liés aux contributions.
2.
Le code de conduite exige que les politiques de conservation des enregistrements prévoient la conservation des informations pendant une durée minimale de cinq ans, ou de trois ans lorsqu’il s’agit d’enregistrements de conversations téléphoniques ou de communications électroniques, et leur stockage sur un médium permettant de s’y référer ultérieurement.
3.
L’administrateur peut choisir d’omettre l’exigence énoncée au paragraphe 1, point e) iv), dans le cas d’un contributeur fournissant des données sous-jacentes pour un indice de référence d’importance significative.
4.
L’administrateur peut choisir d’omettre l’une ou l’autre des exigences énoncées au paragraphe 1, points e) iv) et v), ou les deux, dans le cas d’un contributeur fournissant des données sous-jacentes pour un indice de référence d’importance non significative.